Présentation de l'application : fichiers FEC, business plan et type d'utilisation

Tout d’abord, pour une vue simpifiée de vos finances d’entreprise avec Power BI, il est nécéssaire d’obtenir les données. Comme toutes applications data.

Elles sont extraites à partir des fichiers FEC (Fichier des Ecritures Comptables), ces fichiers sont téléchargeables depuis votre logiciel comptable, c’est une obligation depuis 2014. Une alternative transparente consiste à se connecter via une API si votre éditeur le permet.

Ensuite, l’utilisateur final renseigne son business plan à travers un fichier Excel, intégré dans le rapport Power BI. Pour cette application, ces données servent au prévisionnel des charges et au prévisionnel de trésorerie.

Par ailleurs, ce rapport a été conçu pour pouvoir être consommé sur papier, c’est pourquoi il y a une déclinaison annuelle et mensuelle de certaines pages du rapport. Pour mon client, la version papier présente des avantages que la version numérique n’a pas. Toutefois, l’interactivité proposée par Power BI n’a pas été pour autant délaissée. Je vous laisse découvrir cela plus loin dans cet article.

Pour finir, l’application vous oblige à avoir une comptabilité à jour, nous avons des données en temps réél saisie comptable. Comme cela, lors du bilan annuel, vous n’avez aucune surprise, et que des choses que vous avez pu anticiper.

SIG simplifiés pour vos finances d'entreprises avec Power BI

Premièrement, le tableau de bord propose une version simplifiée des états financiers. Cette page représente le chiffre d’affaire réalisé, les charges d’exploitation, et l’EBE, l’Excédent Brut d’Exploitation, connu sous le nom EBITDA ou GOS côté anglosaxon.

sig simplifié
Etats financiers simplifiés sur la chiffres d'affaires, les charges d'exploitation et l'EBE
Les états financiers simplifiés contiennent 3 axes d’analyses :
  • Comparaison avec le réalisé passé N-1, N-2,
  • Mise en avant des écarts avec le prévisionnel du business plan,
  • Zoom sur les cumul à date,
Les données peuvent être segmentées à la demande par annéee, par trimestre, par mois, par semaine, par jour… Dans cette application, mon client a choisi une segmentation par année et par mois, pour lui permettre d’être assez flexible sans nuire à l’utilisation.
 

Avoir une vue globale de son activité, et aussi détaillée, est un atout décisionnel redoutable.

Enfin, le prévisionnel des états financiers est construit à partir d’un tableur Excel, avant d’être intégré à Power BI. Considérons, par exemple, l’échantillon suivant :
échantillon prévisionnel
Echantillion d'un prévisionnel des comptes de charges et produits

Charges d'exploitation dans vos finances d'entreprise : sélection au détail

Cette seconde page détient les mêmes axes d’analyses que les états financiers vu précédemment. Chaque indicateur de charge est piloté par une liste déroulante permettant de choisir la cible à visualiser.

charges détaillées
Sélection détaillée des charges

Les indicateurs de charge sont créés à l’aide d’un tableur Excel, en intégrant une cible en face de chaque compte comptable du PCG client (Plan Comptable Général). L’exemple le plus significatif est le suivant :

ciblage pcg
Exemple de ciblage PCG

La force de ce modèle est d’être flexible à tout instant. 

Si, dans l’exemple ci-dessus, je souhaite dissocier les rénumérations personnels des rénumérations dirigeants, j’applique les cibles « Salaires personnel » aux comptes 641 et « Salaires dirigeant » aux comptes 644. Il ne reste plus qu’à actualiser les données pour voir apparaître les deux nouvelles cibles dans les charges d’exploitation.

Vue macro des charges d'exploitation

La troisième page montre une vue d’ensemble des charges d’exploitation dans Power BI, pour une simplification de vos finances d’entreprise.

Le tableau de bord présente une vue tableau, afin de donner des chiffres précis. Il montre également un graphique en camembert interactif, légendé selon les montants et les poids de chaques charges.

Dans le cadre de cette application, il est possible de découper annuellement et mensuellement les informations.

charges pondérées
Poids des charges d'exploitation

Ce montage identifie les moindres écarts à tout moment.

Finances d'entreprise avec Power BI et vision de trésorerie : le réalisé et le prévisionnel

De manière générale, on trouve des cas où le prévisionnel de trésorerie est trop mis en avant, sans vraie maîtrise de ce sujet.

Le réalisé est passé, certes, mais ce n’est pas pour autant qu’il faut le délaisser, car il retient beaucoup d’informations.

Par exemple, la trésorerie peut subir de gros décaissements sans pour autant que le dirigeant n’y prête attention, parcequ’il y a un « matelas » confortable. De fait, on y pense plus.

Dès lors que ce « matelas » n’est plus, alors ce sont les montagnes russes ! 

Les émotions sont engagées ! Des négociations avec les banques aussi !

La vision passée de trésorerie, c’est l’assurance de bien préparer les futurs appels de cash.

tresorerie
Possibilité de zoom sur une portion du graphique

Le prévisionnel de trésorerie n’est pas abandonné dans cette application. Il s’appuie de manière simplifié sur le business plan. On peut tout à fait envisager un tableur Excel à part pour un pilotage plus précis.

Il est visible dans la démonstration complète en ligne.

Découvrir vos finances d’entreprises avancées avec Power BI

Pour commencer cet article, nous aborderon les soldes intermédiaires de gestion (SIG) de manière interactive, du chiffre d’affaire jusqu’au résultat net. C’est assez bluffant.

Ensuite, nous verrons ensemble comment avoir une vue macro de ses charges de fonctionnement, sous forme de tableau avec quelques indicateurs visuels pertinents.

Pour finir, nous abordons le besoin en fond de roulement de votre activité commerciale. Si vous ne savez pas encore ce que c’est, vous découvrirez tous !

A tout de suite !

Cadeau ! Je vous offre l'accès à cette version des finances d'entreprise simplifiées avec Power BI

N’oubliez pas ! Ceci est une démo. 

La seule limite du tableau de bord est notre créativité.

Pour une expérience optimale, activez le plein écran en bas à droite du rapport. Si vous êtes sur mobile, je vous invite à passer au minimum au format paysage, sinon tablette ou ordinateur de bureau.

Convaincu ? Vous avez votre outil décisionnel en tête ? Posez le sur papier maintenant !